Пам'ятка про адміністративні процедури виписування, видачі і отримання податкових накладних

N п/п 

Процедура 

Правила виконання 

Стаття ПКУ*, нормативний документ 

1 

2 

3 

4 

1 

Хто видає податкову накладну 

Право на виписування податкових накладних надається виключно особам, зареєстрованим як платники податку на додану вартість.  

201.8 

2 

Застереження щодо особи, яка видала податкову накладну 

Податкова накладна, виписана платником, звільненим від сплати податку за рішенням суду, не дає права на податковий кредит. 

201.9 

Податкова накладна, виписана особою, яка не зареєстрована платником податку, вважається недійсною, а тому не дає права на податковий кредит. 

Пункт 5 Порядку N 969** 

3 

Отримання податкового кредиту 

Податкова накладна, не зареєстрована в Єдиному реєстрі податкових накладних, не дає права покупцю на податковий кредит.
Порушення Порядку заповнення податкової накладної не дає права покупцю на включення суми податку на додану вартість, вказаної в податковій накладній, до податкового кредиту.  

201.10, восьмий абзац 

4 

Форма податкової накладної  

Форма податкової накладної затверджена наказом ДПА України N 969.

Наказ N 969** 

5 

Обов'язок видати податкову накладну 

Платник податку зобов'язаний надати покупцю (отримувачу) на його вимогу податкову накладну. 

201.1 

Податкова накладна видається платником податку, який здійснює операції з постачання товарів, на вимогу покупця. 

201.10 

6 

Кількість екземплярів податкової накладної  

Податкова накладна виписується у двох примірниках, оригінал надається покупцю, другий екземпляр залишається у продавця. 

201.4,
пункт 6.1 Порядку N 969 

Податкова накладна, яка виписується платником податку, який отримав послуги від нерезидента (отримувачем послуг), складається в одному примірнику і залишається в отримувача послуг - платника податку. 

208.2 

7 

Якою мовою має бути виписана податкова накладна 

Податкова накладна складається українською мовою. Форми податкової накладної на російській чи будь-якій іншій мові Міністерством юстиції не затверджено, оскільки мовою роботи, діловодства і документації, а також взаємовідносин державних, партійних, громадських органів, підприємств, установ і організацій є українська мова. 

Стаття 11 Закону N 8312-XI 

8 

Вимоги до оформлення податкової накладної  

Податкова накладна має бути:
- підписана уповноваженою платником особою;
- скріплена печаткою;
- правильно заповнена;
- складена з обов'язковими реквізитами за затвердженою формою;
- внесена до реєстру виданих податкових накладних;
- зареєстрована в Єдиному реєстрі податкових накладних (у разі необхідності такої реєстрації). 

201 

9 

Дата виписки 

Податкова накладна виписується у день виникнення податкових зобов'язань. 

201.4 

10 

Загальне правило визначення дати виникнення податкових зобов'язань 

Датою виникнення податкових зобов'язань з постачання товарів/послуг вважається дата, яка припадає на податковий період, протягом якого відбувається будь-яка з подій, що сталася раніше (перша подія): або дата зарахування коштів від покупця/замовника на банківський рахунок платника податку як оплата товарів/послуг, або дата відвантаження товарів. 

187.1 

11 

Перша подія для постачання товарів на митній території України - аванс 

- дата зарахування коштів від покупця/замовника на банківський рахунок платника податку як оплата товарів, що підлягають постачанню,
- в разі постачання товарів за готівку - дата оприбуткування коштів у касі платника податку
- в разі відсутності каси - дата інкасації готівки у банківській установі, що обслуговує платника податку. 

187.1 "а" 

12 

Перша подія для постачання товарів на митній території України - відвантаження товару 

- дата відвантаження товарів. 

187.1 "б" 

13 

Перша подія при поставці товару на експорт  

Тільки дата оформлення митної декларації, що засвідчує факт перетинання митного кордону України, оформлена відповідно до вимог митного законодавства. 

187.1 "б" 

Аванси при експорті не збільшують податкові зобов'язання. 

187.11 

14 

Перша подія для постачання послуг - аванс 

Дата зарахування коштів від покупця/замовника на банківський рахунок платника податку як оплата послуг, що підлягають постачанню,
- в разі постачання послуг за готівку - дата оприбуткування коштів у касі платника податку
- в разі відсутності каси - дата інкасації готівки у банківській установі, що обслуговує платника податку. 

187.1 "а" 

15 

Перша подія для постачання послуг - надання послуг 

Дата оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг платником податку. 

187.1 "б" 

16 

Касовий метод визначення дати виникнення податкових зобов'язань 

Датою виникнення податкових зобов'язань у разі постачання товарів/послуг з оплатою за рахунок бюджетних коштів є дата зарахування таких коштів на банківський рахунок платника податку або дата отримання відповідної компенсації у будь-якій іншій формі, включаючи зменшення заборгованості такого платника податку за його зобов'язаннями перед бюджетом. 

187.7 

Датою виникнення податкових зобов'язань є дата зарахування коштів на банківський рахунок платника податку у разі якщо платники податку, які постачають теплову енергію, газ природний (крім скрапленого), надають послуги з водопостачання, водовідведення чи послуги, вартість яких включається до складу квартирної плати чи плати за утримання житла, фізичним особам, бюджетним установам, не зареєстрованим як платники податку, а також житлово-експлуатаційним конторам, квартирно-експлуатаційним частинам, об'єднання співвласників багатоквартирних будинків, іншим подібним платникам податку, які здійснюють збір коштів від зазначених покупців з метою подальшого їх перерахування продавцям таких товарів (надавачам послуг) у рахунок компенсації їх вартості (ЖЕКи). 

187.10 

17 

Заповнення службових полів 

Податкова накладна може друкуватися поліграфічним методом, за допомогою комп'ютера або іншим методом. Наприклад, роздрукований бланк може бути заповнений від руки кульковою або чорнильною ручкою. В будь-якому випадку в одній податковій накладній не можуть бути одночасно окремі поля заповнені шляхом друку, а окремі поля - заповнені від руки кульковою або чорнильною ручкою.  

Пункт 1 Порядку N 969 

18 

Дата 

Дата заповнюється в клітинках у форматі ДД. ММ. РРРР., до ДД - число (01 - 31), ММ - місяць (01 - 12), рік (2011 - ...) Крапки, тире, а також будь-які інші розділові знаки в жодній з клітинок поля "Дата" не ставляться.
Наприклад: 25 березня 2011 року - 25032011
У випадку заповнення податкової накладної через діюче програмне забезпечення "Податкова звітність" поле для вводу дати виписки податкової накладної містить дві цифри для номера дня в місяці, крапку, дві цифри для номера місяця, крапку, чотири цифри року. Податкова накладна роздруковується з датою, яка складається із шести цифр і не містить крапок. 

19 

Номер податкової накладної  

Має не більше 7 цифр, є виключно порядковим номером, не може містити літер, ком, дужок, тире, знаків дробу чи інших символів.
Нумерацію податкових накладних можна кожен місяць починати з N 1.
За вибором платника можна вести наскрізну нумерацію податкових накладних весь рік. 

Пункт 3 Порядку N 969 

20 

Формат номера 

При заповненні номера податкової накладної заповнюються клітинки, які знаходяться зліва від знака "/", починаючи з тих, що ближче до знака "/":
- накладна N 1: _ _ _ _ _ _ 1 (шість пустих клітинок 1);
- накладна N 11: _ _ _ _ _ 11 (п'ять пустих клітинок 11);
- накладна N 1011: _ _ _ 1011 (три пустих клітинки 1011).
Пусті клітинки нулями не заповнюються.

Найбільший номер податкової накладної - 9'999'999. 

21 

Службове поле справа від знака "/" в номері податкової накладної  

Справа від знака "/" в номері податкової накладної чотири клітинки призначені для заповнення:
- коду відповідної діяльності для суб'єктів спецрежиму (2, 3, 4); заповнюється перша з чотирьох клітинок справа від знака "/" в номері податкової накладної;
Якщо платник не є суб'єктом спецрежиму, в першій з чотирьох клітинок нуль не ставиться, клітинка не заповнюються і залишається пустою. 

Пункт 3 Порядку N 969 

- числового номера філії, якій делеговано право виписки податкової накладної; поле містить не більше трьох знаків, заповнюється, починаючи з останньої клітинки; на відміну від інших полів, поле, призначене для номера філії, заповнюється повністю, якщо номер філії двозначний, то він має починатися з нуля: 
філія N 1: податкова накладна N _ _ _ _ _ 26/_ 001;
філія N 25 податкова накладна N _ _ _ _ _ _ 7/_ 025.
Для заповнення номера філії форма податкової накладної передбачає лише три клітинки, тому зареєстрований платник повинен здійснити делегування права виписки податкових накладних таким чином, щоб філії не порушували заповнення діючої форми податкової накладної. 

лист ДПА України від 11.01.2011 р. N 547/7/16-1117 

22 

Особа (платник податку) - продавець 

Повна або скорочена назва, зазначена в статутних документах юридичної особи, або прізвище, ім'я та по батькові фізичної особи - продавця товарів (послуг). 

201.1 "в" 

При складанні податкових накладних філією чи іншим структурним підрозділом платника податку зазначається назва головного підприємства, зареєстрованого як платник податку на додану вартість, а також може зазначатися назва філії чи структурного підрозділу, якому делеговано право виписування податкових накладних. 

23 

Особа (платник податку) - покупець 

Повна або скорочена назва, зазначена в статутних документах юридичної особи, або прізвище, ім'я та по батькові фізичної особи, зареєстрованої як платник податку на додану вартість, - покупця товарів (послуг). 

201.1 "д" 

24 

Індивідуальний податковий номер покупця (продавця) 

Поле для індивідуального податкового номера продавця (покупця) має 12 клітинок. Якщо індивідуальний податковий номер платника податку має менше дванадцяти знаків, поля заповнюються, починаючи з останньої клітинки, пусті клітинки перед першою цифрою номера нулями не заповнюються.
Для платника ПДВ - фізичної особи (покупця чи продавця) індивідуальний податковий номер завжди має десять знаків. Дві перші клітинки залишаються пустими і нулями не заповнюються. 

201.1 "г", пункт 6.3.1 Положення N 978*** 

Поле "Індивідуальний податковий номер продавця" не заповнюється (11 пустих клітинок, в дванадцятій клітинці ставиться 0: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 0) у разі виписки податкової накладної покупцем (отримувачем) послуг від нерезидента, місцем постачання яких є митна територія України. 

пункт 8.2 Порядку N 969 

Поле "Індивідуальний податковий номер покупця" не заповнюється (11 пустих клітинок, в дванадцятій клітинці ставиться 0: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 0), якщо покупець не зареєстрований як платник податку на додану вартість, здійснюється поставка на експорт, визнання умовного постачання товарів та в інших випадках, коли обидва примірники податкової накладної залишаються у продавця.  

пункти 8.1 та 8.3 Порядку N 969 

25 

Місцезнаходження (податкова адреса) продавця (покупця) - юридичної особи 

Податковою адресою юридичної особи (відокремленого підрозділу юридичної особи) є місцезнаходження такої юридичної особи, відомості про що містяться у Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України (ЄДРПОУ). 

Пункт 45.2 статті 45 глави 1 розділу II Кодексу 

Місцезнаходженням юридичної особи є фактичне місце ведення діяльності чи розташування офісу, з якого проводиться щоденне керування діяльністю юридичної особи (переважно знаходиться керівництво) та здійснення управління і обліку. 

стаття 93 Цивільного кодексу України  

При складанні податкових накладних філією чи іншим структурним підрозділом платника податку зазначається місцезнаходження головного підприємства, зареєстрованого як платник податку на додану вартість, а також може зазначатися місцезнаходження філії чи структурного підрозділу, якому делеговано право виписування податкових накладних. 

У разі виникнення змін у даних або внесення змін до документів, що подаються для взяття на облік згідно з цією главою, платник податків зобов'язаний подати органу державної податкової служби, в якому він обліковується, уточнені документи протягом 10 календарних днів з дня внесення змін до зазначених документів. 

пункт 66.5 статті 66 розділу II Кодексу 

Податковою адресою підприємства, переданого в довірче управління, є місцезнаходження довірчого власника. 

пункт 45.2 статті 45 глави 1 розділу II Кодексу 

26 

Місцезнаходження (податкова адреса) продавця (покупця) - фізичної особи 

Податковою адресою платника податків - фізичної особи визнається місце її проживання, за яким вона береться на облік як платник податків в органі державної податкової служби. 

Пункт 45.1 статті 45 глави 1 розділу II Кодексу 

27 

Формат адреси 

Адреса записується у загальновстановленому порядку: вулиця, N будинку, N офісу, місто (населений пункт), район (якщо населений пункт не є райцентром), область (якщо місто не є обласним центром), поштовий індекс. Загальноприйнятими є також скорочення "вул." замість "вулиця", "буд." замість "будинок" тощо. 

28 

Номер телефону продавця (покупця) 

Передбачено 10 знаків, має бути вказаний код міста, цифра "8" не вказується. Наприклад: 0442725159.
В податковій накладній передбачено місце для запису по одному номеру телефону покупця та продавця. Якщо покупець/продавець має більше телефонних номерів, вказувати їх не потрібно. 

Наказ N 969 

29 

Номер свідоцтва про реєстрацію платника ПДВ продавця (покупця) 

Поле для номера свідоцтва про реєстрацію платника ПДВ продавця (покупця) має 10 клітинок. Якщо номер свідоцтва має менше десяти знаків, поля заповнюються, починаючи з останньої клітинки, пусті клітинки перед першою цифрою номера нулями не заповнюються. 

Згідно із затвердженою формою Свідоцтва 

Поле "Номер свідоцтва про реєстрацію платника ПДВ продавця" не заповнюється (9 пустих клітинок, в десятій клітинці ставиться 0: _ _ _ _ _ _ _ _ _ 0) у разі виписки податкової накладної покупцем (отримувачем) послуг від нерезидента, місцем постачання яких є митна територія України. 

пункт 8.2 Порядку N 969 

Поле "Номер свідоцтва про реєстрацію платника податку (покупця)" не заповнюється (9 пустих клітинок, в десятій клітинці ставиться 0: _ _ _ _ _ _ _ _ _ 0), якщо покупець не зареєстрований як платник податку на додану вартість, здійснюється поставка на експорт, визнання умовного постачання товарів та в інших випадках, коли обидва примірники податкової накладної залишаються у продавця.  

пункти 8.1 та 8.3 Порядку N 969 

30 

Вид договору 

Види договорів визначені діючим законодавством України: купівлі-продажу; міни, поставки, оренди, комісії, доручення, дарування тощо.
Слід враховувати суть договору, незалежно від того, укладено сторонами письмовий договір чи ні: усна угода сторін щодо придбання товару за безготівковий рахунок з наступною оплатою через банк, або з оплатою готівкою теж є договором купівлі-продажу. 

201.1 "и" 

31 

Номер договору 

Електронний формат податкової накладної не містить обмежень щодо кількості знаків у полі "N " рядка "Вид цивільно-правового договору", а тому до цього поля може бути внесено більше 6 цифр.
Це поле може бути оформлене або як кількість клітинок або як одне загальне поле.
Якщо номер договору відсутній, то у полі "N " рядка "Вид цивільно-правового договору" необхідно проставляти прочерк.
Заповнення поля "Номер договору" значеннями більше 6 символів реалізоване в програмному забезпеченні "Податкова звітність". 

Наказ N 969 

32 

Форма проведених розрахунків 

Варіанти заповнення:
- оплата з поточного рахунка;
- готівковий розрахунок;
- бартер;
- чек;
- вексель чи інший цінний папір;
- інша форма розрахунку, визначена договором. 

Наказ N 969 

33 

Вимоги до печатки, якою скріплюється податкова накладна  

Податкова накладна скріплюється основною печаткою продавця (тією ж, що використовується для платіжних документів).
Для філій виготовляється така ж печатка, але вона має містити в собі слово "Філія" та назву філії.
Печатки "Канцелярія", "Для документів", "Для довідок" тощо - на податкову накладну ставитися не можуть.  

Пункт 16 Порядку N 969 

34 

Опис (номенклатура) товарів/послуг 

Якщо кількість найменувань відвантажених товарів перевищує кількість рядків, відведених для їх розміщення у бланку податкової накладної, можна доповнити бланк податкової накладної необхідною кількістю рядків.  

201.1 "е", пункт 12.2 Порядку N 969 

35 

Виписування податкової накладної при безоплатній поставці товару 

Виписується дві податкові накладні:
- перша: вартість поставки і сума ПДВ вказуються рівними нулю, оригінал цієї податкової накладної видається покупцю, копія залишається у продавця;
- друга: виписується на вартість поставленого товару, обчислену, виходячи з рівня звичайних цін; визначається сума податкових зобов'язань; обидва екземпляри цієї податкової накладної залишаються у продавця. 

Пункт 17 Порядку N 969 

36 

Виписування податкової накладної при перевищенні звичайної ціни над договірною 

Виписується дві податкові накладні:
- перша: вказується договірна (фактична) вартість поставки і обчислена, виходячи з такої вартості сума ПДВ, оригінал цієї податкової накладної видається покупцю, копія залишається у продавця;
- друга: виписується на різницю між рівнем звичайних цін і вартістю поставленого товару, виходячи з цієї різниці визначається сума податкових зобов'язань; обидва екземпляри цієї податкової накладної залишаються у продавця. 

Пункт 17 Порядку N 969 

37 

Реєстрація податкових накладних в Єдиному реєстрі 

Податкова накладна видається покупцю після реєстрації в Єдиному реєстрі податкових накладних. 

201.10, другий абзац  

38 

Які податкові накладні підлягають реєстрації в Єдиному реєстрі 

Реєстрація податкових накладних платниками податку на додану вартість - продавцями в Єдиному реєстрі податкових накладних запроваджується для платників цього податку, у яких сума податку на додану вартість в одній податковій накладній становить:
- сума ПДВ понад 1 мільйон гривень - з 1 січня 2011 року;
- сума ПДВ понад 500 тисяч гривень - з 1 квітня 2011 року;
- сума ПДВ понад 100 тисяч гривень - з 1 липня 2011 року;
- сума ПДВ понад 10 тисяч гривень - з 1 січня 2012 року.

Податкова накладна, в якій сума податку на додану вартість не перевищує 10 тисяч гривень, не підлягає включенню до Єдиного реєстру податкових накладних.

Податкові накладні, які виписуються при здійсненні операцій з постачання товарів/послуг, звільнених від оподаткування, не підлягають включенню до Єдиного реєстру податкових накладних. 

Пункт 11 підрозділу 2 розділу XX Кодексу 

39 

Відповідальність за відмову у видачі податкової накладної  

У разі відмови продавця товарів/послуг надати податкову накладну покупець таких товарів/послуг має право додати до податкової декларації за звітний податковий період заяву із скаргою на такого постачальника, яка є підставою для проведення документальної позапланової виїзної перевірки зазначеного продавця для з'ясування достовірності та повноти нарахування ним зобов'язань з податку за такою операцією. 

201.10, десятий, одинадцятий абзац 

40 

Отримання податкових накладних після дати їх виписки 

Податкові накладні, що виписані в різних податкових періодах, але отримані платником в поточному звітному періоді на дату отримання цих податкових накладних відображаються у розділі II Реєстру виданих та отриманих податкових накладних за поточний звітний період (на дату отримання), але лише за наявності документального підтвердження такого запізнення, а також за умови, що не минуло 365 календарних днів з дня виписки податкової накладної (для платників податків, що застосовували касовий метод до набрання чинності Кодексом або застосовують касовий метод, такий термін становить 60 календарних днів з дати списання коштів з банківського рахунка платника податку). 

198.6, третій, четвертий абзаци 

Для своєчасного отримання права на податковий кредит у випадку несвоєчасного надання постачальником податкової накладної покупець має право подати заяву із скаргою на такого постачальника. 

201.10, десятий абзац 

41 

Реєстрація податкової накладної та/або розрахунку коригування філією чи іншим структурним підрозділом продавця в Єдиному реєстрі податкових накладних 

У разі делегування права підпису податкової накладної філії або структурному підрозділу електронні цифрові підписи продавця накладаються в такому порядку: першим - електронний цифровий підпис посадової особи, якій делеговано право підпису податкової накладної; другим - електронний цифровий підпис, що є аналогом відбитка печатки продавця, який зареєстрований платником ПДВ. 

Постанова КМУ N 1246 від 29.12.2010 р.